Блог
Съёмка конференции: как спланировать, чтобы ничего не упустить
Как спланировать съёмку конференции - этот вопрос у организатора обычно возникает тогда, когда зал уже забронирован, спикеры подтверждены, а программа отправлена в печать. Фотограф в списке идёт последним.
Проблема в том, что событийная съёмка - единственная позиция, которую нельзя запустить во второй раз. Акустику зала можно исправить, кейтеринг перенести, спикеру добавить время. Неснятого момента просто больше не существует. Ниже те решения, которые нужно принять до дня съёмки.
Что нужно решить за две недели
Фотографу нужна не «съёмка конференции», а ответы на три конкретных вопроса. Все три у вас уже есть, пока вы составляете программу:
- Какие моменты обязательны: открытие, конкретный спикер, церемония подписания, награждение. Этот список важнее самой программы.
- Чей портрет нужен и в каком блоке программы у этого человека есть свободное время. Спикера, который сошёл со сцены и садится в такси, снять уже не получится.
- Где будут использоваться фотографии: соцсети, пресс-релиз, презентационные материалы следующего года. Формат определяет кадрирование.
Третий пункт забывают чаще всего. Горизонтально построенный кадр обрежется в Stories и Reels (9:16), вертикальный не встанет в пресс-релиз. Для ленты сегодня безопасны 4:5 или 3:4, а портрет для LinkedIn должен читаться и в квадрате. Когда мы знаем это заранее, ключевые моменты снимаются в обеих ориентациях с запасом по краям.
Съёмка конференции: сколько нужно фотографов
Один фотограф находится в одном месте. Если программа предполагает параллельные секции, выбор простой: либо два фотографа, либо заранее решённый приоритет.
По нашему опыту один фотограф спокойно закрывает мероприятие в одном зале на протяжении четырёх-восьми часов. Второй нужен, когда два события идут одновременно: параллельные секции, или когда нетворкинг нужно задокументировать так же полно, как сцену. Точное количество согласуется заранее, исходя из программы, пространства и желаемого охвата.
Отдельно стоит сказать про нетворкинг: кофе-брейк, регистрация, разговоры в кулуарах. Именно оттуда берутся живые кадры, которые потом используют в промо следующего года. Но если фотограф всё время привязан к сцене, этот материал просто не появляется. Поэтому в программе стоит заранее отметить, в каком блоке фотограф переходит из зала в фойе.
Съёмка конференции подразумевает четыре-восемь часов и даёт на выходе от 150 до 400 отретушированных фотографий. Количество намеренно указано диапазоном: восьмичасовой форум на три секции и четырёхчасовая презентация не могут дать одинаковый набор.
Портрет спикера, который переживёт мероприятие
Спикер, снятый на сцене, хорош для отчёта. Но тот кадр, который человек потом поставит в LinkedIn и отправит оргкомитету следующей конференции, на сцене не рождается.
Поэтому мы предлагаем организаторам отдельное короткое окно: один угол в зале, чистый фон, профессиональный свет. Десяти минут на спикера достаточно. По сути это бизнес-портрет, сделанный в день мероприятия, и отдельная съёмка уже не нужна.
Практическая деталь: это окно нужно ставить во время регистрации или на кофе-брейке, а не в конце программы, когда все уже расходятся.
Есть и техническая сторона. Конференц-зал - самое сложное пространство по свету: тёплые лампы на потолке, цветные приборы на сцене, холодный LED-экран позади. Все три температуры попадают в один кадр, из-за чего лица выходят то желтоватыми, то синеватыми. Мы исправляем это прямо на съёмке дополнительным нейтральным светом, а не только в ретуши, потому что полное восстановление цвета при обработке идёт в ущерб качеству.
Спонсоры, брендинг и то, о чём вспоминают последним
Заказчик получает фотографии и звонит на следующий день: логотипа спонсора нигде нет.
Это почти всегда пробел в коммуникации, а не вина фотографа. Фиксация брендинга - отдельная задача, и ей нужен список. До съёмки пришлите нам:
- Спонсоров в порядке приоритета
- Где размещён каждый логотип: баннер, экран сцены, стойка регистрации, подарочный пакет
- Ключевых гостей, которых фотограф должен уметь узнать
- Закрытые зоны, если они есть: закрытая секция, часть, недоступная для прессы
Эти четыре пункта помещаются в одно письмо и заметно меняют результат. То же правило работает и для съёмки корпоратива.
В тот же день или полный набор
У съёмки конференции два разных срока, и они друг друга не заменяют.
Первый - экспресс для соцсетей: прямо в ходе мероприятия мы обрабатываем пять-десять кадров и передаём их вашей SMM-команде. Это тот материал, который пока ещё новость и публикуется прямо из зала.
Второй - полный отретушированный архив: файлы в высоком разрешении в онлайн-галерее, за семь-десять рабочих дней. Здесь уже выравниваются цвета, кадрируется и отбирается. Этот материал идёт в годовой отчёт, презентацию и промо следующего мероприятия.
Если у мероприятия есть и онлайн-аудитория, прямая трансляция - отдельное направление: многокамерное переключение, интеграция презентации и файл записи после съёмки.
Что входит в стоимость
Съёмка конференции начинается от 800 лари. В стоимость входит освещение согласованной программы, индивидуальные портреты спикеров, кадры панелей и аудитории, фиксация брендинга и спонсоров, от 150 до 400 отретушированных фотографий, экспресс-набор для соцсетей и коммерческая лицензия.
Последний пункт для бизнеса часто самый важный: полные права на цифровые файлы у вас - реклама, сайт, печать, отчёт спонсору. Мы просим только разрешение использовать кадр в нашем портфолио, и только с вашего письменного согласия.
Если мероприятие проходит в незнакомом пространстве, мы просим заказчика об осмотре зала заранее и согласуем это при бронировании. Присутствие на месте показывает то, чего не видно на плане: где нужен дополнительный свет, где ставится камера и откуда одновременно видно и сцену, и зал.
